ИИ для документов и делопроизводства
Документы компании обычно живут в десятках папок, на разных дисках и в почте. Мы наводим порядок: единое окно поиска по всем хранилищам, помощник, который находит договор, приказ или шаблон по простому вопросу, маршруты согласования и напоминания о сроках.
Что мы делаем.
Не «внедряем документооборот», а решаем понятные проблемы: найти, согласовать, не пропустить срок.
Подключаем единое окно поиска
Соединяем ваши папки, диски и почту в один поиск. Документ находится по вопросу обычными словами, даже если файл называется «Скан_итог_2(1).pdf».
Настраиваем помощника по документам
Сотрудник спрашивает: «где приказ об отпусках?» или «дай шаблон акта» — помощник находит нужное и показывает, откуда взял документ.
Строим маршруты согласования
Договор проходит понятный путь: юрист — бухгалтер — директор. Видно, у кого документ сейчас и где согласование застряло.
Готовим шаблоны типовых документов
Договоры, акты, счета, приказы, письма — по шаблонам с подстановкой данных. Меньше ручной правки, меньше ошибок в реквизитах.
Настраиваем напоминания о сроках
Окончание договора, срок ответа на письмо, дата продления — система напомнит заранее, а не в день, когда уже поздно.
Разграничиваем доступы
Каждый сотрудник видит только свои документы: менеджеры — договоры с клиентами, бухгалтерия — свои, руководитель — всё.
Что вы получите.
Меньше времени на поиски и «а кто-нибудь видел этот файл?» — больше на работу.
Порядок и скорость
- Единое окно поиска по всем папкам, дискам и почте.
- Нужный договор, приказ или шаблон находится за секунды.
- Меньше потерянных документов и дублей «итог_финал_2».
- Типовые документы готовятся по шаблону, а не с нуля.
Контроль и спокойствие
- Видно, у кого документ на согласовании и где он застрял.
- Напоминания о сроках договоров и ответов приходят заранее.
- Доступы разграничены — каждый видит только своё.
- Новый сотрудник находит документы сам, без расспросов коллег.
Как проходит работа.
Начинаем с одного отдела или одного типа документов — и расширяем, когда польза очевидна.
Смотрим, где живут документы: папки, диски, почта, мессенджеры. Определяем, что ищут чаще всего и где теряется больше всего времени.
Подключаем единое окно поиска к существующим папкам и дискам — без переноса файлов. Настраиваем помощника по документам и доступы.
Настраиваем согласования для договоров и приказов, готовим шаблоны типовых документов и напоминания о сроках.
Запускаем на одном отделе, обучаем команду, собираем замечания. Дальше подключаем остальные отделы и типы документов.
Почему AI PILOT.
Мы делаем порядок в документах частью общей системы: заявки, база знаний и документы работают вместе, а не в трёх разных программах.
С документами обычно заказывают.
Посчитайте, сколько часов в неделю уходит на поиски документов.
Расскажите, где сейчас лежат ваши документы и что приходится искать чаще всего. Мы покажем, как будет выглядеть единое окно поиска на ваших файлах.
Частые вопросы.
Придётся ли переносить все документы в новую систему?
Нет. Мы подключаемся к существующим папкам, дискам и почте — документы остаются там, где лежат сейчас. Меняется не место хранения, а способ поиска: вместо блуждания по папкам — одно окно, которое находит документ по обычному вопросу.
Насколько это безопасно? Кто увидит наши документы?
Доступы разграничены: каждый сотрудник видит в поиске только те документы, к которым у него есть право доступа. Данные компании остаются данными компании. Правила доступа настраиваем вместе с вами на старте и меняем, когда меняется команда.
С какими форматами документов вы работаете?
С привычными офисными форматами: тексты, таблицы, презентации, PDF. Сканы тоже подключаем — система распознаёт текст в них, и отсканированный договор находится так же, как обычный файл. Если у вас есть особые форматы, обсудим их при разборе.
Можно ли начать с одного отдела?
Да, так мы и советуем. Обычно начинают с самого «бумажного» участка — договоры, бухгалтерия или кадры. За несколько недель отдел получает поиск и согласования, компания видит эффект на практике, и дальше систему расширяют на остальных.
Сколько это стоит?
Зависит от объёма документов, числа хранилищ и того, нужны ли маршруты согласования и шаблоны. После короткого разбора ваших хранилищ называем точную стоимость и план по шагам. Ориентиры по типовым работам — на странице цен.